‘Hoe kunnen wij meer uit ons plan- en roosterproces halen?’ Dat is de vraag waarmee één van onze opdrachtgevers mee rond liep. Ze misten de regie in tijd, ruimte en capaciteit om er écht stappen in te zetten. En dat is precies waarvoor wij in beeld zijn gekomen.

Samen maakten we een praktisch plan, met een concreet doel, met een begin en een eind. Tijdens dit traject hielpen wij om verbeterslagen te maken op het gebied van kennis en inhoud. Daarbij keken we kritisch naar de huidige situatie en wat er concreet nodig is om het doel te behalen. Zijn de processen juist ingericht? Kloppen afspraken die er gemaakt waren nog steeds en worden deze nagekomen? Wie is waar verantwoordelijk voor? Wordt beleid ook echt uitgevoerd en is het duidelijk wat daarvoor moet gebeuren? Allemaal topics die we ‘on the job’ hebben uitgewerkt!

Gedurende het traject hebben we mogen ondersteunen bij de realisatie van een centrale aansturing van planners en roostermaker. We zijn aan de slag gegaan om processen te verbeteren en roostermakers op te leiden en trainen in het ‘nieuwe roostermaken’. Hierbij coachen we planners en roostermakers om zelf de regie te pakken en om hun rol in het onderwijslogistieke proces te benadrukken. Daarnaast hebben wij geholpen de huidige software meer eigen te maken, zodat zij deze ook echt als tool kunnen gaan inzetten voor hun werkzaamheden. Ook hebben we gekeken naar de verbindingen tussen collega’s en werkgroepen, zodat je als roostermaker of onderwijsplanner de juiste personen weet te bereiken en het maximale uit de gesprekken weet te halen.

Om ervoor te zorgen dat we concreet stappen konden gaan zetten, hebben we een plan uitgewerkt waarbij we drie specifieke niveaus in de organisatie aan de slag gaan. Wat uiteindelijk moet gaan leiden tot: beter inzicht in bezetting van de lokalen, gebruik van gebouwen, de inzet van personeel en het verdere uitbouwen van het curriculum.

Individueel niveau
Hierbij helpen we roostermakers en planners bij de uitbreiding van hun kennis op het gebied processen en software. Dat doen we in de vorm van ‘coaching on the job’, waarbij we samen informatie beoordelen, leren hoe we kwalitatieve informatie kunnen verzamelen en wat de randvoorwaarden zijn om een ‘optimaal’ rooster te kunnen maken.

Locatie niveau
Hierbij werken we met iedereen op de locatie die ook maar iets te maken heeft met de roostermakers. Met hen kijken we samen naar het proces. Bijvoorbeeld naar hoe het kan dat de roostermaker niet de juiste informatie krijgt, of niet op tijd krijgt. Daarbij kijken we naar procesafspraken en welke specifieke informatie roostermakers nodig hebben van hun omgeving om hun werk goed te kunnen doen.

Centraal niveau
Op beleidsniveau kijken we met stakeholders en bijvoorbeeld het college van bestuur naar het huidig beleid. Wat is de huidige situatie? Wat willen we veranderd zien en wat is het uiteindelijke doel? Vanaf het moment dat we dat helder hebben kunnen formuleren gaan we kijken naar hoe we het kunnen gaan implementeren en wat hiervoor nodig. We hanteren duidelijke processen en deadlines en om te zorgen dat deze stappen gezet kunnen worden en verantwoordelijkheden uitgesproken kunnen worden.

Waar onze opdrachtgever uiteindelijk naar toe wou was een centrale aansturing met meer uitwisseling, waar roostermakers de tools en coaching krijgen om ook echt te kunnen doen waar ze goed in zijn. Een efficiënt en gestroomlijnd team planners en roostermakers, dat de regie pakt, lijntjes legt, verbindingen legt en onderhoudt. Daarbij de juiste vragen stelt, software goed inzet en midden in de organisatie staat. Een hechte eenheid die elkaar versterkt, nauw samenwerkt en met vertrouwen haar plek inneemt in de organisatie. Uiteindelijk om een gestroomlijnde, efficiënte plan- en roosterproces neer te zetten, die je in staat stelt om de ‘onderwijskwaliteit’ te bieden waar je achter staat als organisatie.

Heeft u bij uw onderwijsinstelling ook ondersteuning nodig bij het herinrichten van het plan- en roosterproces? Neem dan contact met ons om de mogelijkheden te bespreken.